Prozess-, Risikomanagement und Datenschutz unter einem Dach

​Prozesse sind ein wichtiges Instrument der Unternehmenssteuerung und Grundlage für Zertifizierungen. Einzelne Arbeitsschritte in den Prozessabläufen können Risiken reduzieren und zeigen auf, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden. Damit bilden sie die Basis für die Umsetzung der EU-Datenschutznovelle. Diese Punkte hat die Westfalen Weser Energie-Gruppe (WWE) in einem System integriert und für jeden Arbeitsplatz verfügbar gemacht und damit ein Grundgerüst für effektives und effizientes Arbeiten geschaffen.

Heute bilden End-to-End-Prozesse übersichtlich die wertschöpfenden Prozesse des Unternehmens ab. Integriert sind neben der Organisationsstruktur und Rollen der Mitarbeiter auch Daten und Dokumente, wie Vorgaben der Geschäftsführung, sowie die verwendeten Applikationen. Potentiale für Optimierungen und Änderungen im Marktumfeld gibt es immer. Kurzfristig darauf zu reagieren ist nur möglich, wenn man seine Arbeitsabläufe und insbesondere deren Abhängigkeiten untereinander kennt und im Griff hat. Bei der WWE wurde die erforderliche Transparenz durch das Produkt ARIS Connect der Firma Software AG realisiert. „Connect“ arbeitet rein weborientiert als Cloud-Applikation. Deshalb ist das System offen für modulare Erweiterungen mit vergleichbar geringem Aufwand. Risikomanagement, Internes Kontrollsystem (IKS), EU-Datenschutznovelle, Workflows, Automatisierte Datenanalyse (Process Mining) mit offenen Schnittstellen und Dashboards sind nur einige der funktionalen Erweiterungen.

Bei der WWE bildet das „Prozesshaus“ den Einstieg in all diese Themen des Unternehmens. Die Struktur ist einfach und übersichtlich und mit drei „Klicks“ erhält jeder seine gewünschte Information. Der Mensch ist visuell veranlagt – die Aussage von Bildern wird einfacher erfasst als die von textbasierten Inhalten. Nur wenn die dokumentierten Prozesse auch angewendet werden, hat das Geschäftsprozessmanagement sein wichtigstes Ziel erreicht.

Ablauf- und Aufbauorganisation

Das Ziel des Geschäftsprozessmanagement ist es, nicht nur Prozesse zu dokumentieren, sondern aktiv an Optimierungen derer zu arbeiten. Alle wichtigen Arbeitsabläufe wurden mit ihren wesentlichen Funktionen und Schnittstellen digital im „Connect“ abgebildet. Fragen wie „Welche Vorgaben sind in diesem Arbeitsablauf zu berücksichtigen?“ oder „Welche Applikationen werden genutzt und in welchen weiteren Prozessabläufen finden sie noch Anwendung?“ werden einfach und intuitiv über die Web-Oberfläche beantwortet.Diese Funktionalität hilft dabei, dass Prozessabläufe nicht zur „Schrankware“, sondern zu einem aktiven Hilfsmittel für Verbesserungen im Arbeitsablauf werden.

Unternehmen sind häufig funktionsorientiert aufgestellt.Eine prozessorientierte Unternehmensform findet man immer noch selten. Die WWE hat die Stellenbeschreibungen aus dem Personalbereich übernommen und die Rollen abgebildet, die ein Mitarbeiter im Unternehmen wahrnimmt. Diese Rollen stehen an den Prozess-Aktivitäten. So ist per Knopfdruck im Prozessablauf ersichtlich, welche Rolle durch welche Mitarbeiter wahrgenommen wird, und wen man zu einer bestimmten Thematik ansprechen kann.

Informationstechnologie und Datenschutz

Die IT bildet das Rückgrat jedes Unternehmens. Welche Applikationen im Prozessablauf wie genutzt werden, sind wesentliche Indikatoren für Unternehmenserfolg und helfen bei der Systemharmonisierung und Prozessstandardisierung. „Jedem sein eigenes individuelles IT-System“ gehört immer mehr der Vergangenheit an. Hier bringt das IT-Prozessmodell die Antwort.

Datenmanagement liefert Optimierungsansätze im Unternehmen und ist Basis für viele „neue“ wichtige Themen. Datenschutz ist zwar ein „altes“ Thema, aber seit der EU-Datenschutz-Grundverordnung(DSG-VO) neuer und aktueller denn je. Durch die Integration in die Prozessabläufe wird sofort erkennbar, welche Prozesse datenschutzrelevant sind. Diese werden automatisiert ins Verarbeitungsverzeichnis überführt und bilden dort die Basis für die „Betroffenenrechte“ und die dokumentierte Weiterbearbeitungentsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Risiken/Chancen/Internes Kontrollsystem und Cloud-Technik

Risiken und Chancen hat jedes Unternehmen. Die Herausforderung ist, die Risikoauswirkung zu minimieren und die Chancen zu realisieren. Diese wichtige Aufgabe wird durch das interne Kontrollsystem in die normalen Arbeitsabläufe integriert. Der Mitarbeiter versteht die Wichtigkeit seiner Kontrollhandlung (Maßnahme), da er im Prozess erkennt, welches Risiko durch seine Arbeit reduziert oder welche Chance verbessert wird. Optimierungspotentiale, also gute Ideen für risikominimierende Maßnahmen kommen häufig von den operativ tätigen Mitarbeitern.

Die richtigenDatenmüssen jederzeit redundanzfrei am Arbeitsplatz des Mitarbeiters mit Hilfe von Web-Technologie auf jedem beliebigen Endgerät abrufbar sein. Cloud-Technik muss dabei höchste Sicherheitsstandards erfüllen und ist dann – wie bei der WWE-Implementierung – die sinnvollste Alternative.

Prozesse der Zukunft gestalten

Die Prozessdokumentation als Integrationsebene zur Optimierung der Arbeitsabläufe unter Einbindung aller bekannten gesetzlichen und regulatorischen Aspekte ist die Basis für das Geschäftsprozessmanagement der WWE-Gruppe. Stabile Prozesse ermöglichen Flexibilität für neue Geschäftsmodelle. Denn nur wer seine Prozesse im Griff hat, verfügt über genügend Kapazität und Freiheit für Kreativität.